Control de contratistas y terceros: cómo tener trazabilidad sobre las personas externas

En muchas operaciones, el personal no está compuesto únicamente por empleados directos. Contratistas, proveedores, temporales, personal de servicios y otros terceros hacen parte de actividades esenciales para que el negocio funcione. El reto aparece cuando la empresa necesita saber quién está ingresando, dónde está autorizado a operar, cuándo inició su jornada y si realmente cumple con las condiciones establecidas para acceder a sus instalaciones.Por eso, controlar contratistas y terceros no se trata únicamente de registrar un ingreso.

Se trata de contar con información confiable para identificar personas, validar accesos y mantener trazabilidad sobre su participación en la operación.

¿Por qué es importante controlar a contratistas y terceros?
Cuando diferentes tipos de personal conviven dentro de una misma operación, administrar la información de manera manual puede dificultar la visibilidad sobre lo que ocurre diariamente. Una empresa puede necesitar responder preguntas como:
¿Qué contratistas están actualmente en las instalaciones?
¿Quién ingresó y a qué hora?
¿A qué sede o área tiene autorización de acceso?
¿Cuánto tiempo permaneció dentro de la operación?
¿El registro corresponde realmente a la persona autorizada?
¿Cómo consultar posteriormente esa información?

Tener respuestas oportunas permite pasar de un registro aislado a una trazabilidad integral de las personas que participan en la operación. Más que saber quién entra: controlar el ciclo operativo del tercero. El control de contratistas puede involucrar diferentes momentos:
1. Identificación:
Validar que la persona que pretende ingresar corresponda realmente al tercero registrado.
2. Autorización:
Determinar si cuenta con las condiciones necesarias para acceder a una sede, área o espacio específico.
3. Ingreso:
Registrar de manera confiable cuándo comienza su permanencia dentro de la operación.
4. Permanencia:
Contar con información sobre la presencia de la persona durante el desarrollo de sus actividades.
5. Salida:
Registrar el momento en que finaliza su permanencia.
6. Trazabilidad:
Conservar la información necesaria para consultar posteriormente los movimientos y registros asociados.

El objetivo es que cada uno de estos momentos genere información útil para la operación.

¿Qué riesgos existen cuando no hay trazabilidad sobre terceros?

La gestión de contratistas puede involucrar múltiples variables y personas. Cuando la información está dispersa entre planillas, registros manuales o diferentes sistemas, puede ser más difícil tener una visión consolidada.Esto puede generar situaciones como:

-Falta de visibilidad: dificultad para conocer qué terceros se encuentran actualmente dentro de una instalación.
-Registros poco confiables: información manual que puede presentar inconsistencias o requerir validaciones adicionales.
-Dificultad para consultar históricos: encontrar rápidamente quién ingresó, cuándo lo hizo y durante cuánto tiempo permaneció.
-Procesos operativos desconectados: información de contratistas que no está integrada con otros procesos de la organización.
-Mayor carga administrativa: equipos que deben invertir tiempo en consolidar y verificar información.

Por eso, el reto no es únicamente registrar personas, sino disponer de información que permita gestionar mejor la operación.

¿Cómo funciona un sistema de control para contratistas?
Un sistema de control operativo puede centralizar diferentes registros relacionados con las personas externas.
Por ejemplo:
Identificación → Validación → Autorización → Ingreso → Permanencia → Salida → Trazabilidad

Dependiendo de las necesidades de cada organización, estos procesos pueden apoyarse en tecnologías como biometría, reconocimiento facial, identificación vascular, tarjetas o diferentes mecanismos de autenticación. La tecnología, sin embargo, es solo una parte de la solución .Lo realmente importante es que la información generada pueda convertirse en visibilidad y control para quienes gestionan la operación.

Control de contratistas en operaciones con múltiples sedes

El desafío aumenta cuando una empresa cuenta con diferentes instalaciones.Una persona puede estar autorizada para trabajar en una sede determinada, mientras que otra puede prestar servicios en varias ubicaciones.
En estos escenarios, centralizar la información permite tener una visión más amplia de:
-Personas autorizadas.
-Sedes.
-Horarios.
-Registros de ingreso y salida.
-Movimientos.Históricos.
-Información asociada a cada tercero.

Esto facilita la gestión de operaciones distribuidas y permite mantener criterios de control consistentes entre diferentes puntos de operación.

Softtronics: control operativo para personas y operaciones complejas

En Softtronics Solutions, desarrollamos soluciones para gestionar los diferentes momentos relacionados con las personas dentro de la operación. Nuestro enfoque combina identificación, control, trazabilidad e integración, adaptándose a las características de cada organización y a la complejidad de sus procesos. Porque cuando una operación depende de cientos o miles de personas, en diferentes sedes, jornadas y condiciones de trabajo, tener información confiable deja de ser una opción y se convierte en parte del control del negocio.

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